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Notariat consulaire

 

Notariat consulaire

SERVICES DE NOTAIRES

 

Le bureau de notaire du Consulat peut recevoir et déposer les actes et les testaments et délivrer des copies et extraits de ceux-ci.

Le service notaire est disponible pour tous les citoyens italiens résidant à l’étranger de façon permanente ou temporaire. Les services de notaire les plus fréquemment demandés dans un bureau consulaire sont les suivants :1. Procuration

2. Testament

3. Acte authentique

4. Authentification

1. PROCURATION

La procure ou la lettre de procuration est un document autorisant une personne à agir au nom d’une autre personne, afin de prendre les mesures nécessaires pour atteindre un objectif donné (par exemple, acheter, vendre, gérer, faire un don, accepter un don, établir ou dissoudre une entreprise, demander l’affichage des interdictions de mariage, etc.)

Les procurations sont divisées en deux catégories :1.1 Procuration générale : avec ce document, la personne concernée confie la gestion de toutes ses affaires présentes et futures à son avocat ou au mandataire. La procuration générale est publiée pour une durée indéterminée.

1.2 Procuration spéciale : avec ce document, la personne concernée confie à son avocat ou au mandataire la gestion d’une partie de ses affaires. La procuration spéciale est valable seulement jusqu’à la conclusion de l’affaire spécifiée.

2. TESTAMENT

Parmi les activités habituelles d’un bureau de notaire dans un Consulat se trouve la rédaction de documents concernant le testament de citoyens vivant à l’étranger.


2.1 Le testament public est une déclaration de la volonté de son auteur fait devant un fonctionnaire autorisé notaire, en présence de deux témoins et par écrit.


2.2 Dans un testament secret, les fonctions du bureau de notaire sont limitées à la réception formelle du document (dont le contenu reste secret) et de son dépôt au bureau.


2.3 Enfin, le testament olographe n’a pas besoin d’être rédigé par un fonctionnaire du bureau de notaire et peut être déposé n’importe où et avec n’importe qui. Il est généralement déposé dans un bureau de notaire pour éviter la perte possible et veiller à la publication immédiate sur le décès du testateur.



3. ACTES AUTHENTIQUES

Il s’agit des actes juridiques (par exemple un acte de donation) pour lesquelles la loi prévoit un acte authentique.



4. AUTHENTIFICATION

La tâche de l’authentification est normalement effectuée par un fonctionnaire du Consulat mais elle peut également être faite par un délégué officiel aux fonctions de notaire, en particulier dans les cas suivants :
1. LÉGALISATION DE LA SIGNATURE: un officier public jure que le document émane de la personne qui l’a signé. Afin d’avoir une signature légalisée, il est nécessaire de se présenter au bureau de notaire avec un document d’identité valide et le numéro de code fiscal;

2. AUTHENTIFICATION D'UNE PHOTOGRAPHIE : pour ceci, il est nécessaire de se rendre personnellement au bureau de notaire avec une pièce d’identité et trois photos identiques.

LA DÉCLARATION ASSERMENTÉE

 
Le terme « déclaration assermentée » signifie « déclaration jurée par la personne concernée au lieu du certificat régulier » (article 2 de la loi no 15/1968). Il offre la possibilité aux citoyens de fournir les mêmes informations présentes dans un registre public mais d’une manière simple et à moindres frais

L’option de la déclaration assermentée est disponible pour tous les citoyens italiens et de l’Union européenne.

La faculté de se servir de cette déclaration a également été étendu aux citoyens non-membres de l’UE qui séjournent légalement en Italie dans la limites des données vérifiables ou qui peuvent être certifiés en Italie par une administration publique.

Les déclarations assermentées peuvent être utilisées pour les rapports avec les administrations publiques ainsi qu’avec les concessionnaires et les gestionnaires des services publics.

Elles ne peuvent pas être utilisées dans les rapports entre personnes privées, sauf si ces derniers y consentent, et devant l’autorité judiciaire dans l’exercice de ses fonctions judiciaires.

LA DÉCLARATION ASSERMENTÉE PEUT ÊTRE SUBSTITUTIVE DE:

1. CERTIFICATIONS NORMALES
La déclaration assermentée peut donc être utilisée dans les cas suivants :date et lieu de naissance; lieu de résidence; citoyenneté; la jouissance des droits politiques; statistiques de l'état civil (célibataire, marié ou veuf); situation familiale; existence en vie; naissance d'un enfant; déces d'un conjoint, ascendant ou descendant; situation à l'égard des autorités militaires; inscription dans les tableaux d'affichage et listes tenus par l'Administration publique; diplôme d'étude acquis; qualifications professionnelles; examens universitaires et d'état soutenus; diplômes de spécialisations; certificats d'habilitation; certificats de formation; certificats de formation continue; certificats de qualification technique; déclaration de revenus et économique également dans le but d'obtenir des prestations et avantages de toute nature prévus par des lois spéciales; acquittement des obligations fiscales spécifiques avec indication de leur montant; "codice fiscale" (numéro d'assurance sociale italien); toutes données fiscales; statut de chômage; statut de pensionné et catégorie de la pension; statut d'étudiant; statut de femme au foyer à temps plein; statut de représentant légal de personne physique ou juridique, tuteur légal, curateur, etc...; inscription auprès des associations et clubs sociaux de quelque type que ce soit; accomplissement ou non des obligations militaires, y compris celles prévues par l'article 77 du D.P.R. n. 237/64 tel que modifié par l'article 22 de la loi n. 958/86; absence du casier judiciaire; toute information personnelle connue et qui se trouve dans les registres de l'état civil.

COMMENT FAIRE UNE DÉCLARATION ASSERMENTÉE:

La déclaration remplaçant les certifications normales peut être rédigée sur un papier lettre ordinaire sans en-tête, et signée sous sa propre et exclusive responsabilité (il n’est pas nécessaire de signer en face d’un fonctionnaire), ou un formulaire de déclaration personnelle assermentée peut être rempli.

De plus, il est possible d’envoyer des documents, actes et certificats par télécopieur, poste ou courriel aux administrations publiques.

ACTES NOTARIÉS

En vertu des dispositions de l’article 47 du DPR no 445/2000, les parties concernées peuvent recourir à la déclaration assermentée pour toutes situations, faits et qualités personnelles qui ne peuvent pas être certifiées par le gouvernement, par l’entremise d’une déclaration substitutive de l’acte de notoriété.
D’ailleurs, une déclaration qui substitue l’acte notarié peut également porté sur les événements relatifs à une autre personne, dont le déclarant a une connaissance directe, ainsi que la possibilité d’attester la conformité d’un acte avec l’original. La déclaration remplaçant les actes peut être faite pour déclarer tous les faits, qualités ou états personnels à connaissance directe de la personne concernée devant un fonctionnaire chargé de recevoir la documentation, ou devant un notaire, greffier, secrétaire de mairie ou tout autre fonctionnaire délégué par le maire. Lorsque l’administration publique estime qu’il est nécessaire de vérifier la validité d’une déclaration concernant les états, les faits ou les qualifications certifiées par un autre bureau du gouvernement, elle dispose de 15 jours à partir de laquelle la déclaration est faite pour demander la documentation nécessaire.

Validité des déclarations substitutives de certifications normales et d'actes notariés:

La déclaration substitutive a la même validité que le document qu’elle remplace. Habituellement, ces certificats sont valides pour six mois à compter de la date à laquelle ils sont émis, sauf lorsque les lois ou règlements permettent une période de validité plus longue. La validité des données d’état civil peut être prolongée si l’intéressé déclare que les données contenues dans le certificat n’ont pas été modifiées et signe cette déclaration. Toutefois, les certificats et les déclarations assermentées attestant les états ou faits personnels qui ne sont pas sujets à modification (certificats de naissance, de décès, diplômes, etc.) ont une validité illimitée.

Les cas dans lesquels la déclaration assermentée ne peut être utilisée

La déclaration assermentée n’est jamais admise pour les types de certificats suivants :- Médicaux;
- Sanitaires;
- Vétérinaires;
- D’origine nationale;
- De conformité à l’UE;
- Brevets;
- Marques.
Cas où les administrations publiques ne peuvent exiger la certification aux citoyens

Dans les cas concernant la certification des noms, prénoms, lieu et date de naissance, citoyenneté, état civil et résidence, les administrations publiques ne peuvent exiger la certification, une pièce d’identité est suffisante. L’enregistrement des données s’effectue au moyen d’une photocopie simple du document même. Si le document n’est plus valide, l’intéressé doit déclarer, dans la marge de la photocopie, que les données contenues dans le document n’ont pas changé depuis la date de délivrance.

Sanctions pour les citoyens qui effectuent des fausses déclarations

Si les administrations publiques ont des doutes sur la véridicité des déclarations assermentées, elles sont tenues à effectuer les vérifications nécessaires. Les fausses déclarations, les actes falsifiés et l’utilisation de faux actes sont punissables selon le code pénal et les lois régissant la matière. Le titulaire est en outre exclu des avantages obtenus grâce à des mesures basées sur de fausses déclarations.

Documents d’identification

Dans tous les cas où un document d’identité est nécessaire, celui-ci peut être remplacé par un document d’identification équivalent tel que :- Passeport;
- Permis de conduire;
- Permis de bateau;
- Livret de pension;
- Certificat d’aptitude pour la conduite d’installations thermiques;
- Permis de port d’armes;
- Carte d’identité relâchée par l’État, si munie de photographie et du cachet officiel ou tout autre signature équivalente.

Si le document n’est plus valide, l’intéressé doit déclarer, dans la marge de la photocopie du document, que les données contenues dans le document n’ont pas changé.


Tableau récapitulatif des exigences pour les documents (pdf)

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